ویژگی‌های اصلی سیستم‌های ERP:

·  سیستمی یکپارچه که حداقل دو بخش مختلف یک شرکت و یا سازمان را به صورت یکنواخت و بدون نیاز به لینک چند نرم‌افزار پاسخ دهد.

·  سیستمی یکپارچه که به صورت آنلاین، بدون تکیه بر به‌روزرسانی تناوبی و replication اطلاعات را نگهداری می‌کند.

·  سیستمی با یک پایگاه داده مشترک، که تمام اطلاعات برنامه‌ها و ماژول‌های کاربردی در آن ذخیره‌شده و قابل‌استفاده در تمامی بخش‌های سیستم می‌باشند.

·   سیستمی با نگاه مداوم و احساس یکنواخت در طول تمامی ماژول‌ها

واژه ERP اصولاً بر سیستم‌های که به منظور برنامه‌ریزی استفاده از منابع فروش طراحی‌شده‌اند دلالت می‌کند. اگر چه واژه مشتق ERP ریشه در محیط مصنوعی دارد، استفاده امروزی از ERP حوزه‌های وسیع‌تری را شامل می‌شود. سیستم‌های ERP بر حسب نوع، تلاش می‌کنند که همه فعالیت‌های یک پایگاه یا سازمان را تحت پوشش قرار دهند (صرف‌نظر از ساختار سازمانی). به علاوه ممکن است این نکته مورد توجه قرار گیرد که یک بسته نرم‌افزاری عموماً به منظور فراهم آوردن کارایی در بسته‌ای خاص است. بسته‌ای که تحت پوشش دو سیستم یا بیشتر است. از نظر فنی، یک بسته نرم‌افزاری که فعالیت‌های حسابداری و صورت حساب (لیست پرداخت) را تدارک می‌بیند، یک بسته نرم‌افزاری ERP نامیده می‌شود. با این وجود، واژه (ERP) نوعاً برای کاربردهای بیشتر نیز به کار می‌رود. معرفی یک سیستم ERP به منظور جایگزین کردن دو یا چند کارکرد مستقل است، که این امر نیاز به ارتباط خارجی که قبلاً بین سیستم‌ها لازم بود را برطرف می‌سازد. همچنین مزایای دیگری را فراهم می‌کنند که ناشی از استانداردسازی و نگهداشت پایین تر (یک سیستم به جای دو یا بیشتر) برای قابلیت گزارش دهی آسان تر (مانند این همه داده‌ها که نوعاً در یک پایگاه داده نگهداری شود) نمونه‌هایی برای سیستم ERP شامل می‌شود: تولید، ملزومات، واحد مالی، مدیریت روابط مشتری(CRM)، منابع انسانی و مدیریت انبارداری.

با توجهی عمیق تر به سیستم‌های ERP، یک عامل کلیدی جمع‌آوری داده از همه بخش‌های یک سازمان است. برای عملی شدن آن، یک سیستم ERP نوعأ بر پایه یک پایگاه داده خاص همراه با چندین واحد نرم‌افزاری است که عملکردهای مختلف یک سازمان را پوشش می‌دهد.برخی سازمان‌ها - نوعأ آن‌هایی که دارای مهارت‌های کافی IT برای ساخت محصولات نرم‌افزاری متعددی هستند- اجزای اجرایی یک سیستم ERP را انتخاب و ارتباط خارجی با دیگر سیستم‌ها را توسعه می‌دهند.

برای مثال HRM و سیستم‌های مالی ممکن است بهتر از SAP، S HRM به نظر آیند و همین طور ممکن است سیستم‌های SAP، CRM بهتر از معادل‌های PEOPLE SOFT به نظر آیند. در این مورد، سازمان‌ها ممکن است خرید یک سیستم ERP را صحیح بدانند، اما ترجیح می‌دهند سیستم HRM و واحدهای مالی را بخرند و دیگر تقاضاهایشان را نیز از SAP تأمین کنند.

این مسئله در بخش‌های تجاری خیلی رایج است، جایی که حتی یک کارخانه متوسط، یک محصول فروش مجزا دارد در نتیجه یک سری کارکردهای تخصصی لازم است برای کار کردن با تجهیزات تجارت مانند مدیریت انبارداری، فهرست کارکنان، تبلیغات و محاسبات.

به طور ایده‌آل یک ERP یک پایگاه داده خاص را در بر دارد که شامل همه داده‌های لازم برای واحدهای نرم‌افزاری است :

ساخت و تولید

مهندسی، هزینه مواد، برنامه و جدول زمانی، ظرفیت، مدیریت کارکنان، کنترل کیفیت، مدیریت هزینه‌ها، فرایندهای ساخت و تولید، پروژه‌های ساخت، جریان تولید.

مدیریت زنجیره‌ای ملزومات

صورت موجودی، خرید، ترکیب محصولات، برنامه‌ریزی ملزومات.

مالی

جدول زمانی تقاضاها، تفتیش یا بازرسی کالا، مطالبات، حق کمیسیون، مدیریت نقدینگی، پرداخت صورتحساب‌ها، دریافت صورت حساب‌ها، دارایی‌های ثابت.

پروژه

هزینه، ساخت، زمان و هزینه، مدیریت فعالیت‌ها.

منابع انسانی

پرداخت، آموزش، زمان و رسیدگی، سود و مزایا.

ارتباط مختلف SELF_SERVICE برای مشتری‌ها، متقاضیان و کارمندان.

ERP واژه‌ای است که از برنامه تجهیزات مواد ریشه می‌گیرد. MRP تجزیه می‌شود به ERP، هنگامی‌که مسیریابی‌ها به بخش اعظم مهندسی نرم‌افزار تبدیل می‌شود. سیستم‌های ERP بر حسب نوع، با تولید، و محاسبات، توزیع، سیاهه، حمل‌ونقل(فرستادن کالا)، فاکتور نویسی و حسابداری برای یک کارخانه سر و کار دارند. نرم‌افزار ERP می‌تواند در کنترل فعالیت‌های اقتصادی زیادی مانند فروش، تجارت، تحویل، صورتحساب نویسی، تولید، مدیریت صورت موجودی، مدیریت کیفیت و مدیریت منابع انسانی کمک کند.

ERPها اغلب به نادرست سیستم‌های back office نامیده می‌شوند. سیستم‌های back office بر سیستم‌هایی دلالت می‌کند که در آن‌ها مشتری و عموم به طور مستقیم درگیر نیستند. این سیستم‌ها در مقابل سیستم‌هایی هستند که front officeنامیده می‌شوند. مانند سیستم CRM (مدیریت روابط مشتری) که مستقیماً با مشتری‌ها یا سیستم‌های اقتصادی مانند دولت، ارتباط از راه دور، دارایی، و سیستم‌های مدیریت روابط متقاضیان و غیره سر و کار دارند.

همه واحدهای کاربردی که در فعالیت یا تولید درگیرند در یک سیستم ERP جمع شده‌اند. که علاوه بر تولید، انبارداری، محاسبات و اطلاعات فنی، موارد زیر را در بر می‌گیرد:

حسابداری، منابع انسانی، تجارت، مدیریت استراتژی. در واقع ERP نوعی مهندسی باز مؤلفه‌هاست. EAS نام جدیدی برای سیستم‌های ERP سابق است که اغلب همه جزهای تجارت ((business را شامل می‌شود. این رشته کاربردی با استفاده از جستجوگرهای عادی اینترنت به کار گرفته می‌شود.

پیش از اینکه مفهوم سیستم‌هایERP  و ادارات داخل یک مؤسسه(برای مثال، اداره مراجع بستری(HR)، شرکت حقوق‌بگیران(PR) و اداره‌های مالی.) سیستم‌های کامپیوتری خاص خود را داشته باشند، سیستم کامپیوتریHR (که اغلب HRMS یاHRIS نامیده می‌شود) به طور معمول اطلاعات داخل یک سازمان، ساختار گزارشی و جزئیات شخصی کارمندان را دربرمی گرفت. شرکت PR نیز اطلاعات مربوط به صورت حساب‌ها را حساب و ذخیره می‌نمود و ادارات مالی نیز نقل و انتقالات مالی مؤسسات را ذخیره می‌نمودند. هر سیستم مجبور به اتکا به مجموعه‌ای از داده‌های مشترک جهت تماس با یکدیگر بودند. فرستادن اطلاعات درآمدها برایHRIS به سیستمPR نیاز به اختصاص دادن یک شماره کارمندی و متوقف کردن پارازیت‌های میان دو سیستم جهت شناسایی دقیق یک کارمند دارد. سیستم مالی علاقه‌ای به سطح داده‌های کارمند نداشت، اما تنها هزینه‌های درست‌شده توسط سیستم‌هایPR مانند: پرداخت‌های مالیاتی به مراجع و مقامات گوناگون، پرداخت‌ها جهت کارمندان و... به تأمین‌کنندگان منفعت می‌رساند.این مسئله عوارض و گرفتاری‌ها را تأمین می‌نمود. برای مثال، یک فرد بدون شماره کارمندی قادر به دریافت حقوق خود از سیستم لیست حقوقی نیست.

نرم‌افزارERP در میان چیزهای دیگر، داده‌های سابق تقاضانامه‌های مجزا را ترکیب می‌کنند.این مسئله باعث ناپدید شدن نگرانی حاصل از نگهداری را درزمان انطباق در برابر سیستم‌های چندگانه گردید.این تعداد کارهای تخصصی مورد نیاز نرم‌افزار را دریک سازمان بزرگ‌تر استاندارد کرده و کاهش داد.

به دلیل حوزه وسیع و گسترده تقاضا در یک شغل، سیستم‌های نرم‌افزاری ERP معمولاً پیچیده بوده و عموماً تغییرات مهمی را بر تمرین‌های کاری کارکنان تحلیل می‌کند. تحقق بخشیدن به نرم‌افزارERP در واقع یک مهارت درون سازمانی نیست، بنابراین حتی پروژه‌های کوچک‌تر اگر مشاوران متخصص در تحقق به ERP استخدام شوند تأثیر بسیار بیشتری بر روند هزینه‌ها خواهند داشت. مدت زمان انجام یک سیستم ERP به بزرگی پروژه کاری، حوزه تغییرات و میزان رضایت مشتری از گرفتن پروژه بستگی دارد. یک پروژه کوچک (شرکتی با کمتر از ۱۰۰ کارمند) در حدود ۳ ماه برنامه‌ریزی و تحویل داده می‌شود، درحالی‌که انجام یک پروژه چند کشوری و چند جایی سال‌ها وقت می‌برد.مهم‌ترین جنبه هر اجرای ERP، گرفتن مالکیت پروژه توسط شرکتی است که محصول ERP را خریداری نموده است. برای اجرای سیستم‌های ERP، شرکت‌ها اغلب از شرکت‌های مشاور ثالث تقاضای کمک می‌کنند. این مؤسسه‌های بازرگانی در واقع ۳ محیط خدمات شغلی مهیا می‌کند: مشاوره، سفارش ساخت و حمایت خدمات پس از فروش ( مشورتی، پشتیبانی و ...).

تیم مشورتی در واقع مسئول نخستین اجرای ERP بوده و سپس با کارهای زیاد و آن سوی «go live» آن را با شرایط سازگاری می‌دهد. در واقع چنین سازگاری ای شامل : تعلیم اضافه محصول، ایجاد آغازگران فرایند و جریان کار با نظر متخصص درباره چگونگی بهبود استفاده ERP در مشاغل، بهینه‌سازی سیستم و همکاری در نوشتن گزارش‌ها، استخراج داده‌های پیچیده یا به‌کارگیری شعور کاری. تیم مشاوره همچنین مسئول برنامه‌ریزی و آزمایش مشترک طرح هستند. این یک بخش بحرانی پروژه بوده و قسمتی است که عموماً به آن بی‌توجهی می‌شود.

مشاوره برای یک پروژه عظیم ERP مستلزم ۳ مرحله است: معماری سیستم، مشاوره فرایند شغلی(در درجه اول دوباره مهندسی کردن) و مشاوره فنی(در درجه اول برنامه‌ریزی و فعالیت پیکربندی ابزار).یک معمار سیستم، کل جریان داده‌ها را برای مؤسسه که شامل برنامه جریان داده‌های آینده است را طراحی می‌کند. یک مشاور کاری، فرایندهای کاری اخیر یک سازمان را مطالعه کرده و آن‌ها را با فرایندهای همانند در سیستم ERP تطبیق می‌دهد. بدین ترتیب سیستم ERP با توجه به احتیاجات سازمان طراحی می‌شود. مشاوره فنی اغلب مستلزم برنامه‌ریزی است. بیشتر فروشندگان ERP اجازه اصلاح نرم‌افزارشان را برای مناسب بودن جهت نیازهای کاری مشتریانشان را می‌دهند.

برای بیشتر شرکت‌های نیمه بزرگ، هزینه اجرا حدوداً از قیمت رسمی و اعلام‌شده از سوی مجوزهای کاربر ERP تا دو برابر این مقدار رتبه‌بندی می‌شود(بستگی به سطح سفارشات ساخت مورد نیاز دارد).

شرکت‌های بزرگ و خصوصاً آن‌هایی که چند کشوری هستند، اغلب مقدار قابل‌ملاحظه‌ای بیشتر از مجوزهای کاربر در اجرای طرح خرج خواهند کرد.۳ تا ۵ برابر بیشتر چیزی غیرعادی برای یک اجرای (طرح) چند کشوری نیست.

ساخت سفارشی فرایند توسعه یا تغییر دادن چگونگی کارکرد سیستم به وسیله نوشتن رابطه‌ای کاربر جدید و کد واقعی درخواست نامه است. چنین سفارش ساخت‌هایی در واقع نشان‌دهنده تمرین‌های کاری محلی است که در حال حاضر در بین روتین‌های اصلی نرم‌افزار سیستم ERP وجود ندارند. نمونه‌هایی از چنین کدی شامل صورت‌های تازه شکل‌گرفته (رابط ‌های تحرک تا چند سال پیش غیرعادی بودند و در واقع سفارش داده می‌شوند) یا روبرو شدن با تقاضاهای ثالث (این سفارش ساخت «نان و کره» بوده و برای اجراهای بزرگ‌تر همان طور که در واقع چندین و چند سیستم فرعی که نرم‌افزارهای اصلی ERP باید با آن‌ها ارتباط برقرار کند) تیم خدمات شغلی نیز باید در هنگام به‌روزرسانی ERP تضمین کند که سفارش‌های ساخت با انتشار جدید سازگارند. در بعضی موقعیت‌ها کارکرد رسیده از طریق یک سفارش ساخت قبلی متعاقباً به روتین‌های اصلی نرم‌افزار ERP ملحق شده و به مشتری اجازه بازگشت به محصول استاندارد و سفارش ساخت را به طور کامل به عقب می‌راند را می‌دهد. سفارش دادن برای ساخت یک بسته ERP می‌تواند بسیار گران و پیچیده است، زیرا بسیاری از بسته‌های ERP برای پشتیبانی از سفارش ساخت طراحی نشده‌اند. بنابراین بیشتر حرفه‌ها بهترین‌ها را در سیستم‌های ERP اکتسابی کار گذاشته‌شده‌اند. بعضی از بسته‌های ERP در گزارش‌ها و پرس و جوها بسیار معمولی هستند.چنین مشکلی سفارش‌های ساختی در همه اجراها انتظار می‌رود.این مهم است که به یاد داشته باشیم که این بسته‌ها اغلب احساس خرید سومین «پلاگ اینز» که به خوبی با نرم‌افزار ERP شما رو به رو می‌شود را به جای احیای چرخ به شما می‌دهد.

کار ساخت سفارشی، معمولاً به عنوان توسعه نرم‌افزار سفارشی وبر اساس یک زمان و یک سری مواد قبول می‌شود(به عهده گرفته می‌شود). به خاطر طبیعت کار سفارشی و جنبه منحصربه‌فرد این کار، رایج است که به متخصص به ترتیب از $۲۰۰ به بالا برای هر ساعت از کارش پرداخت شود. همچنین در بسیاری از اوقات، کار ارائه‌شده به عنوان کار سفارشی تحت پوشش تفاهم‌نامه حفاظت فروشندگان ERP (گارانتی) قرار ندارد. بنابراین هم‌زمان با این که معمولاً یک ضمانت‌نامه ۹۰ روزه در برابر مشکلات نرم‌افزار در سفارشی وجود دارد. هیچ اجباری برای فروشنده ERP جهت ضمانت کار کردن کد با به‌روزرسانی یا لحظه انتشار بعدی محصول اصلی وجود ندارد. یک جنبه اغلب فراموش‌شده ساخت سفارشی، مستندات وابسته است. هم‌زمان با این که مسئله می‌تواند مانند یک هزینه فراوان و گران برای پروژه سفارشی باشد، این مهم است که شخصی مسئولیت ایجاد و استفاده آزمایشی کاربر از مستندات را بر عهده گیرد. بدون شرح چگونگی استفاده سفارش ساخت، زحمات به صورت گسترده‌ای هدر رفتند. همان طور که آموزش کارکنان جدید در تمرین‌های کاری که سفارش کار به آن‌ها محول می‌کند مشکل شده است.

وقتی سیستم شما اجرا شده است، شرکت مشاور وارد یک تفاهم‌نامه حمایتی جهت همکاری با کارکنان شما برای ادامه فعالیت نرم‌افزارERP دریک راه بهینه خواهد شد.برای به حداقل رساندن هزینه‌های اضافی و منظور کردن واقع‌گرایی بیشتر، به احتیاجات واحدها به منظور تاثیرگرفتن ازERP(همان طور که یک سرویس اضافه به مشتریان ارائه می‌شود)، اختیار ایجاد یک کمیته به سرپرستی مشاور با استفاده از مدیریت مشارکتانه را به آنها داده و در طی مرحله طراحی رؤسای شرکت‌های مشتریان جهت ثاثیرگرفتن ازتغییرات داخل ERPها برای تامین دست‌ها درمدیریت وکنترل برنامه‌ریزی‌های درخواست‌ها، به یکدیگر نزدیک می‌شوند.این مسئله امکان طرح ریزی‌های بلند مدت مستقیم ودر جهت نیازهای مشتری را فراهم می‌کند؛ بدین ترتیب، به حداقل رسانیدن قطعات تبدیلی آینده(حداقل برای  ۵ سال اول اجرا مگر اینکه یک تشکیلات سازمانی- ساختاری، وسیع و متحد برنامه درگیری (دخالت)سیستم‌های مورد استفاده را تغییر دهد)در رویکردی اختصاصی تربه نخستین تبدیل می‌باشد.

یک تفاهم نامه حفاظت، در واقع همه نسخه‌های جاری را مستقیماً برای شما تهیه می‌کند و (هر دو) انتشارهای کوچک وبزرگ و محتمل‌ترین به کارکنان شما اجازه بالا بردن حمایت تماس‌ها را می‌دهد.از آنجا که هیچ قیمت استانداردی برای این نوع تفاهم نامه وجود ندارد، آنها معمولاً بین ۱۵تا۲۰٪ لیست قیمت مجوزهای کاربر  ERPرا تشکیل می‌دهند.

در غیاب یک سیستمERP، یک تولید کننده بزرگ خود را درمیان سیلی از تقاضاهای نرم‌افزار می‌بیند که هیچ یک با یکدیگر صحبت نکرده و به طور مؤثر با یکدیگر روبه رو نشده‌اند. امور مهمی که نیاز به رودررویی با یکدیگر دارند شامل این‌ موارد  هستند:

مهندسی طراحی(چگونگی ساخت محصول به بهترین نحوه)

دنباله گیری سفارش از طرف پذیرش در اجرای پروژه

چرخه درآمد (ازصورت حساب تا دریافت صندوق)

مدیریت وابستگی‌های متقابل و پیچیده صورت حساب‌های مواد.

· تسریع زمان پاسخ دهی اطلاعاتی

· افزایش تعامل در سراسر سازمان

· بهبود مدیریت چرخ سفارش

· کاهش سیکل بستن حسابﻫﺎی مالی

· بهبود تعامل با مشتریان

· بهبود ارسال به موقع

· بهبود تعامل با تامین کنندگان

· کاهش هزینهﻫﺎی مستقیم عملیات

· کاهش سطح موجودی